ارائه

هر چند در امتیاز دهی داوران، تمامی عوامل بررسی می شوند اما مقدار زیادی از امتیازی که در مسابقه کسب می کنید وابسته به این است که چقدر خوب کار خود را ارائه دهید. داشتن پاورپوینت قوی، شفاف بودن روند کار، قدرت بیان بالا و ارائه پر انرژی روی ذهنیت داوران اثر مثبت می گذارد و باعث می شود امتیاز بیشتری به شما بدهند. در مسابقه‌یIYPT، امکان ارائه با استفاده از تخته و یا ویدئوپروژکتور وجود دارد. اما از آنجایی که مهلتِ ما برای ارائه بسیار محدود است، استفاده از تخته در زمانِ ارائه مناسب نمی‌باشد. پس نیاز است قبل از مسابقه (در واقع چندین هفته قبل از مسابقه) شروع به ساخت اسلاید در برنامه پاورپوینت (Power Point) نماییم. 

در انتخاب قالب ارائه (Template) و عناوینی که در اسلایدها نمایش می‌دهیم و نحوه‌ی مواجهه با مخاطب، آزاد هستیم. اما قوانینی کلی وجود دارند که ارائه‌ی ما را حرفه‌ای می‌سازند. در این برگِ راهنما، به این نکات می‌پردازیم. 

نکته‌ی اول: قالب ارائه. قالبِ ارائه در عینِ داشتنِ طراحی (Design)، بایستی ساده باشد. چرا که وجود جزئیاتِ بیش از حد، تمرکز ذهنی مخاطب را از بین می‌برد و مهم‌تر از آن، به مخاطب این پیام ضمنی را می‌دهد که مطالبِ علمیِ گنجانده شده در اسلایدها، فاقد جذابیت هستند و سعی شده با قراردادنِ حواشی، آن‌ها را جذاب جلوه دهیم. بایستی از ایجاد افکت‌های طولانی و زیاد خودداری کنیم و از جملات و عباراتِ ساده و صریح استفاده کنیم. 

توجه داشته باشیم که قالبِ ارائه بایستی دارای شماره صفحه باشد تا دیگران بتوانند به صفحه‌ی مورد نظرشان ارجاع دهند. 

فونتِ ارائه، باید به اندازه‌ای باشد که از نمایشگر رایانه، از فاصله 1 تا 1.5 متری به راحتی قابل خواندن باشد. طبیعی است که بایستی از به ‌کار بردنِ رنگی که در پس زمینه به راحتی قابل مشاهده نیست، یا فونتِ بسیار بزرگ بپرهیزیم. 

می‌توانیم از رنگ برای طبقه‌بندیِ مطالب در ذهنِ مخاطبین استفاده کنیم، مثلاً می‌شود در آزمایش با استفاده از مایعات، در نمودارِ مربوطه از رنگِ آبی برای نشان دادنِ نمودارِ آب و از رنگِ زرد برای نمودارِ روغن استفاده کرد. 

نکته‌ی دوم: اطلاعاتِ اولیه. پاورپوینت بایستی دارای اطلاعات اولیه در ابتدای ارائه در مورد موضوع ارائه، ارائه دهنده، محل/گروه تحقیقاتی، زمان و مکان ارائه باشد. البته بایستی از قرار دادنِ اطلاعاتِ بسیار جزئی بپرهیزیم. 

نکته‌ی سوم: متن در پاورپوینت. از قرار دادن جملاتِ بلند در ارائه می‌پرهیزیم و صرفاً نکات را به صورت جداگانه با علامتِ گلوله (Bullet) نشان می‌دهیم. اگر از متن بلند استفاده کنیم، مخاطبین یا آن را نمی‌خوانند که عملاً وجود آن متن را بی‌فایده خواهد کرد و یا درگیرِ خواندنِ آن شده و از صحبت‌های ما غافل می‌گردند و حرف‌هایمان بی‌اثر خواهد شد. نوشته‌های پاورپوینت به منظور تاکید روی نکاتِ مهم و یادآوریِ مسائلِ اساسی است، مطالبِ جزئیِ دیگر بایستی صرفاً توسط ما بیان شود. 

در استفاده از روابطِ ریاضی در پاورپوینت، نیازی به ارائه‌ی فرمول‌های پیچیده و خسته کننده و یا اثبات ریاضی نیست، مگر اینکه اثباتِ ریاضی، موضوعِ اصلیِ ارائه‌ی ما باشد (که در سوالات مسابقه IYPT چنین چیزی سابقه ندارد). می‌توانیم صرفاً رابطه‌های نهایی که پدیده را توصیف می‌کنند را ذکر کنیم، البته بهتر است تا حد امکان خودمان بر روندِ اثباتِ روابطِ ریاضیِ مربوطه مسلط باشیم. در واقع، نکته‌ی مهم در استفاده از این روابط، تسلطِ ما به فیزیکی که آن رابطه منعکس می‌نماید و میزان و نوعِ تاثیرِ پارامترهای آن رابطه است. 

نکته‌ی چهارم: سناریوی شفاف. بایستی به مسیری که برای ارائه در نظر داریم، کاملاً مسلط باشیم. قرار دادنِ بی‌هدفِ اسلایدها پشتِ سرِ هم، نظمِ ذهنی‌مان را از بین برده و از جذابیتِ ارائه می‌کاهد. بهترین سناریو، سناریویی است که مطالب را به ساده‌ترین شیوه به مخاطب انتقال دهد و در عینِ حال، شاملِ جذابیت‌های موضوع و نقاطِ قوتِ ما در انجام آن تحقیق باشد. 

انتخابِ عناوینِ صفحات، بستگی به سناریو دارد، معمول است که در مسابقات IYPT، ترتیب و عنوانِ صفحات به صورت زیر باشد: 

• 1 صفحه اطلاعات ارائه (نکته‌ی دوم) 
• 1 صفحه شرح سوال 
• (1 صفحه First observations) 
• 1 صفحه پارامترهای موثر بر مسئله 
• 1 الی 3 صفحه نظریات حاکم بر پدیده 
• (1 صفحه شرحِ چیدمانِ آزمایش) 
• صفحاتی برای بیانِ نتایج آزمایش 
• (1 صفحه ارتباط بین نظریه و آزمایش) 
• 1 صفحه برای نتیجه‌گیری 

 (مواردی که در پرانتز آمده، بسته به شرایط، ممکن است حذف شود.) 

تعداد مناسبِ صفحات، به نحوه‌ی ارائه‌ی ما بستگی دارد. معمولاً برای 12 دقیقه ارائه، 12 الی 15 صفحه پاورپوینت مناسب است. 

نکته‌ی پنجم: رعایتِ دستورِ نگارش. در صورتی که احساس کنیم به زبانِ انگلیسی به اندازه کافی مسلّط نیستیم، بهتر است از فردی که تسلّطِ بیشتری دارد برای تصحیحِ متنِ پاورپوینت کمک بگیریم. البته نیازی به نوشتنِ جملات به صورتِ کامل در پاورپوینت نیست، اما باید دیکته‌ی لغات، ترکیب‌های به کار برده شده، رعایتِ مکانِ صحیحِ اسم، فعل و صفت و ترجمه‌ی صحیح کلمات را خودمان چک نماییم. این نکته شاملِ حرف زدنِ ما نیز می شود، هر چند سخت‌گیریِ کمتری به نسبتِ متن وجود دارد. 

نکته‌ی ششم: آرامش، هیجانِ مثبت و زبانِ بدن. اگر برای ارائه استرس داریم می‌توانیم قبل از ارائه چند نفس عمیق بکشیم و به این فکر کنیم که همیشه مخاطبان و داوران به ما نگاهی مثبت دارند، این خاصیتِ ارائه است، دیگران به دنبالِ مچ‌گیریِ ما نیستند، آن‌ها صرفاً منتظرند تا چیزهای جالبی بشنوند. خوب است برای سخنانِ ابتداییِ ارائه به صورت ویژه فکر کنیم تا شروعِ خوبی داشته باشیم. به هیجانِ خود نگاهِ مثبت داشته باشیم و خوشحال باشیم که به ما فرصتِ بیانِ نتایجِ دستاوردهایمان را داده‌اند. پس بهتر است سعی کنیم از این فرصت بهترین استفاده را کرده و روی ذهنِ مخاطب تاثیری مثبت بگذاریم. از موارد تاثیرگذار در ذهن مخاطب، رعایتِ لحنِ مناسب، ارتباط از طریق زبانِ بدن و داشتنِ انرژی هنگامِ ارائه است. نباید با لحن یکنواخت ارائه دهیم، بلکه بایستی بلند و شمرده حرف بزنیم و سعی کنیم برای فراز و فرود در ارائه برنامه داشته باشیم. 

هنگام ارائه، صاف و مودبانه و با ظاهری آراسته می‌ایستیم. این‌ها نشانه‌ی احترام ما به مخاطب است. 

نکته‌ی هفتم: اعتماد به نفس. حواسمان باشد کار خود را مانند دانش‌آموزی که به معلم جواب پس می‌دهد، ارائه ندهیم. بایستی اعتماد به نفس داشته باشیم، ما محقق هستیم و باید از موضعِ فردی که در حالِ ارائه‌ی نتایج آخرین تحقیقات علمی به دیگران است، صحبت کنیم. سعی کنیم حین ارائه، پایه‌ی صحبت‌هایمان را روی نظریات محکم بنا نهیم تا ذهنمان متزلزل نگردد. 

اگر دیگران از نتایجِ کارِ ما انتقاد کردند، با اعتماد به نفس به آن گوش می‌کنیم، هر کسی ممکن است اشتباه کند، وجودِ نقاطِ ضعف در کارِ تحقیقاتیِ ما به هیچ وجه به معنای ضعیف بودنِ ما نیست. 

نکته‌ی هشتم: توجه به مخاطب. حین ارائه سعی ‌کنیم به افرادِ متفاوت نگاه کنیم، نه یک فردِ خاص و نه به سمتِ پرده‌ی نمایش. در حالتِ حرفه‌ای‌تر، هنگامِ پاسخ به سوالِ یک نفر، ابتدای پاسخ به او نگاه کرده و پس از مدتی، مجدداً همه‌ی افراد را مخاطب قرار می‌دهیم. با این کار، دیگران را ترغیب می‌نماییم که به سخنان ما توجه کنند. 

نکته‌ی نهم: غافلگیر کردنِ مخاطب. بعضی مواقع انجام آزمایشی کوچک حینِ ارائه، یا نشان دادنِ مفاهیم جالب در نمودارها یا نشان دادنِ ایده‌های ناب در چیدمانِ آزمایشی، باعث ایجادِ جذابیتِ خاص و نمره‌ی ویژه برای ارائه‌ی ما می‌شود. به یاد داشته باشیم، فردی که به ارائه‌ای خاص می‌اندیشد، ترفندی خاص در آستین خود پنهان می‌کند که دیگران از آن بی‌بهره‌اند. 

نکته ی دهم: فهمِ مخاطب. بهتر است زمانی را برای ارتباط برقرار کردنِ مخاطب با هر صفحه از پاورپوینت در نظر بگیریم و زود صفحات را عوض نکنیم. 

در ارائه‌ی مطالب، قسمت‌هایی وجود دارد که نسبتاً بارِ مفهومیِ عمیق‌تری دارند و یا نقاطِ قوتِ کارِ ما هستند و لازم است بیشتر به آن‌ها بها داده شود. همچنین ممکن است مخاطبین نسبت به خواسته‌ی مسئله یا برخی مواردِ تخصصیِ مرتبط، اطلاعات کافی نداشته باشند و نیاز به توضیح ما باشد. 

نکته‌ی یازدهم: پاسخ به سوالاتِ افراد. رسم بر این است که حینِ ارائه، کسی سوالی نپرسد تا رشته‌ی کلامِ ارائه دهنده گسسته نشود. هرچند ممکن است سوالاتِ بسیار کوتاه با پاسخِ یک کلمه‌ای پرسیده شود. در مورد سوالاتِ پس از ارائه، یک بار سوالِ مخاطب را بلند تکرار می‌نماییم تا با تاییدِ مخاطب، مطمئن شویم که آن سوال را به درستی متوجه شده‌ایم، ضمناً این کار به ما فرصتی چند ثانیه‌ای می‌دهد تا حینِ تکرارِ سوال، به پاسخِ آن فکر کنیم و شتابزده جواب ندهیم. در صورتی که در مورد سوال حضور ذهن نداشته باشیم و یا در موردِ جواب مطمئن نباشیم، از توضیح مفاهیمِ پایه‌ای شروع می‌کنیم. این تکنیک، علاوه بر آشناییِ مخاطب با میزانِ دانسته‌هایمان، به ما فرصت می‌دهد تا بیشتر به پاسخِ سوال بیاندیشیم. 

نکته‌ی دوازدهم: تمرینِ ارائه. ارائه‌ی قوی تنها با تمرینِ مداوم و تعلقِ خاطر نسبت به کار امکان‌پذیر است. بنابراین با توجه به فرصتِ محدودی که داریم، بهتر است از همان مراحلِ ابتداییِ تحقیق، پاورپوینت خود را –حتی به صورت ناقص- ساخته و برای مربی ارائه دهیم. این امر علاوه بر تقویتِ قدرتِ ارائه‌ی ما، باعث می‌شود درک بهتری از مسیر تحقیقِ خود پیدا کنیم و همچنین نقاط ضعف خود را پیدا کنیم و روی آنها تمرکز بیشتری داشته باشیم. اگر بر ارائه مسلط نیستیم، شاید نیاز باشد قسمت‌هایی از متن حرف‌هایمان را از حفظ کنیم. 

توجه: برای تمرین ارائه می توانید از ساعت مخصوص مسابقه( دریافت ) استفاده کنید. (فایل دانلود شده را توسط مرورگر باز کنید)

توجه دوم: همچنین برای کمک نکات را اینجا قرار داده ام (دریافت) . این تمپلیت صرفاً یک پیشنهاد است و ممکن است شما دوست داشته باشید مسیر دیگری برای ارائه پیش گیرید.

توجه سوم: دیدن فیلم ارائه های قبلی می تواند بسیار کمک کننده باشد: لیست فیلم مسابقات جهانی تیم ایران

سخنِ آخر

 امروزه، ارائه‌ی موثر یکی از عواملِ بسیار اساسی در موفقیتِ افراد و ترویجِ افکار است. باید به ارائه نه به مثابه‌ی تکلیف، که به عنوانِ یک توانایی و یک ابزارِ کارآمد نگاه کنیم. ارائه یک هنر است، هنرِ سخنوری! و البته یکی از جنبه‌های مثبتِ مسابقه‌ی IYPT، بخشِ ارائه‌ی آن است. بهانه‌ای که به ما فرصتِ تقویتِ فنِ بیان را هدیه می‌نماید. اگر احیاناً در این مهارت قوی نیستیم، در ذهن خود علاقه‌ای نسبت به آن احساس نمی‌کنیم، و یا از مواجهه با موقعیت‌هایی که در آن مورد توجهِ خاصِ دیگران قرار می‌گیریم، واهمه داریم، این مسابقه فرصتی خواهد بود تا با استفاده از آن، پنجره‌ای جدید به روی زندگیِ حرفه‌ایِ خود بگشاییم. پس بیایید آن را غنیمت شمرده و به استقبال آن برویم، یقیناً پشیمان نخواهیم شد. راستی، یادمان باشد اگر نشان مخصوص IYPT را دریافت کردیم، آن را به لباس مدرسه خود بزنیم تا به همه اعلام کنیم: 

ما با IYPT زندگی می کنیم. 

بهترین‌ها را برایتان آرزومندم.